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1. Objectif de la feuille de situation

La feuille de situation explique l'écart entre le chiffre d'affaires reconnu et les encaissements perçus sur une même période. Elle propose une lecture par mouvements, avec des rapports de détail qui justifient chaque montant.

2. Deux approches équivalentes

La réconciliation peut se lire de deux manières équivalentes :

1. Approche par soldes : solde fin - solde début.
2. Approche par mouvements : dotations/créés - reprises/soldés.

Nous privilégions l'approche par mouvements, notamment pour pallier une limite actuelle de Lean : certains soldes ne peuvent pas être édités dans leur état à une date antérieure.

3. Figer les soldes à la clôture mensuelle

Certains soldes ne sont pas historisés par Lean, comme dans la plupart des PMS. Il est donc indispensable d'éditer les rapports de soldes au moment exact de la clôture mensuelle, après les écritures d'avant clôture et avant celles de la période suivante.

4. Équation de rapprochement

L'écart entre chiffre d'affaires et encaissements doit être exactement expliqué par la somme de ces mouvements. En pratique : écart expliqué = écart observé, donc l'écart résiduel attendu est nul.

5. Définitions des composantes

FAE (Factures à établir)

• Dotation FAE : charge produite et non encore facturée, qui augmente le stock de FAE.
• Reprise FAE : charge précédemment en FAE et facturée sur la période, qui diminue le stock de FAE.

PCA (Produits constatés d'avance)

• Dotation PCA : montant facturé avant la date de production, qui augmente le stock de PCA.
• Reprise PCA : consommation du PCA lors de la production, qui diminue le stock de PCA.

Débiteurs

• Débiteurs créés : créances générées sur la période.
• Débiteurs soldés : créances réglées sur la période.

Dépôts

• Dépôts reçus : montants encaissés en avance, non encore imputés.
• Dépôts imputés : dépôts utilisés sur factures pendant la période.

Avoirs

• Avoirs émis : avoirs créés sur la période.
• Avoirs utilisés : avoirs consommés en imputation sur la période.

6. Explications complémentaires

Les soldes de clôture restent indispensables pour la piste d'audit. Les mouvements de la période suivante doivent permettre de retomber sur les nouveaux soldes de clôture.

La feuille de situation est une restitution comptable par familles de flux. D'autres états opérationnels peuvent présenter les mêmes informations avec une granularité différente.

7. Mode opératoire mensuel recommandé

1. Finaliser les écritures du mois.
2. Éditer et archiver les rapports de soldes au moment de la clôture.
3. Générer la feuille de situation et les rapports détaillés.
4. Vérifier l'égalité de rapprochement.
5. En cas d'écart, analyser composante par composante avec les rapports détaillés correspondants.
6. Archiver le dossier mensuel complet.

8. Correspondance avec les rapports détaillés

• Chiffre d'affaires : ca_detaille
• Encaissements : encaissements_detail ou encaissements_cumul
• FAE : fae_detail
• PCA : pca_detail
• Débiteurs créés : debiteurs_crees_detail
• Débiteurs soldés : debiteurs_soldes_detail
• Dépôts reçus : depots_detail
• Dépôts imputés : depots_utilises_detail
• Avoirs émis : avoirs_crees_detail
• Avoirs utilisés : avoirs_consommes_detail