1. Objectif de la feuille de situation
La feuille de situation explique l'écart entre le chiffre d'affaires reconnu et les encaissements perçus sur une même période.
Elle propose une lecture par mouvements, avec des rapports de détail qui justifient chaque montant.
2. Deux approches équivalentes
La réconciliation peut se lire de deux manières équivalentes :
- Approche par soldes : solde fin - solde début.
- Approche par mouvements : dotations/créés - reprises/soldés.
Nous privilégions l'approche par mouvements, notamment pour pallier une limite actuelle de Lean : certains soldes
ne peuvent pas être édités dans leur état à une date antérieure.
Solde fin = Solde début + Entrées - Sorties
3. Figer les soldes à la clôture mensuelle
Certains soldes ne sont pas historisés par Lean, comme dans la plupart des PMS. Il est donc indispensable d'éditer
les rapports de soldes au moment exact de la clôture mensuelle, après les écritures d'avant clôture et avant celles
de la période suivante.
Cette photo de clôture permet de sécuriser les références et de vérifier ensuite que les mouvements du mois
expliquent correctement l'évolution des soldes.
4. Équation de rapprochement
CA - Encaissements
= (FAE dotations - FAE reprises)
- (PCA dotations - PCA reprises)
+ (Débiteurs créés - Débiteurs soldés)
- (Dépôts reçus - Dépôts imputés)
- (Avoirs émis - Avoirs utilisés)
L'écart entre chiffre d'affaires et encaissements doit être exactement expliqué par la somme de ces mouvements.
En pratique : écart expliqué = écart observé, donc l'écart résiduel attendu est nul.
5. Définitions des composantes
FAE (Factures à établir)
- Dotation FAE : charge produite et non encore facturée, qui augmente le stock de FAE.
- Reprise FAE : charge précédemment en FAE et facturée sur la période, qui diminue le stock de FAE.
PCA (Produits constatés d'avance)
- Dotation PCA : montant facturé avant la date de production, qui augmente le stock de PCA.
- Reprise PCA : consommation du PCA lors de la production, qui diminue le stock de PCA.
Débiteurs
- Débiteurs créés : créances générées sur la période.
- Débiteurs soldés : créances réglées sur la période.
Dépôts
- Dépôts reçus : montants encaissés en avance, non encore imputés.
- Dépôts imputés : dépôts utilisés sur factures pendant la période.
Avoirs
- Avoirs émis : avoirs créés sur la période.
- Avoirs utilisés : avoirs consommés en imputation sur la période.
6. Explications complémentaires
Les soldes de clôture restent indispensables pour la piste d'audit. Les mouvements de la période suivante
doivent permettre de retomber sur les nouveaux soldes de clôture.
La feuille de situation est une restitution comptable par familles de flux. D'autres états opérationnels
peuvent présenter les mêmes informations avec une granularité différente.
7. Mode opératoire mensuel recommandé
- Finaliser les écritures du mois.
- Éditer et archiver les rapports de soldes au moment de la clôture.
- Générer la feuille de situation et les rapports détaillés.
- Vérifier l'égalité de rapprochement.
- En cas d'écart, analyser composante par composante avec les rapports détaillés correspondants.
- Archiver le dossier mensuel complet.
8. Correspondance avec les rapports détaillés
- Chiffre d'affaires : ca_detaille
- Encaissements : encaissements_detail ou encaissements_cumul
- FAE : fae_detail
- PCA : pca_detail
- Débiteurs créés : debiteurs_crees_detail
- Débiteurs soldés : debiteurs_soldes_detail
- Dépôts reçus : depots_detail
- Dépôts imputés : depots_utilises_detail
- Avoirs émis : avoirs_crees_detail
- Avoirs utilisés : avoirs_consommes_detail
1. Purpose of the situation report
The situation report explains the gap between recognized revenue and collected receipts over a given period.
It provides a flow-based view, with detailed reports that justify each amount.
2. Two equivalent approaches
The reconciliation can be read in two equivalent ways:
- Balance approach: closing balance - opening balance.
- Movement approach: accruals/created - reversals/settled.
We prefer the movement approach, particularly to work around a current Lean limitation: some balances
cannot be edited as they were at a past date.
Closing balance = Opening balance + Inflows - Outflows
3. Freezing balances at the monthly close
Some balances are not historized by Lean, as is the case with most PMS. It is therefore essential to
generate the balance reports at the exact moment of the monthly close, after pre-closing entries and
before those of the next period.
This closing snapshot secures the reference values and allows you to verify that the month's movements
correctly explain the evolution of balances.
4. Reconciliation equation
Revenue - Collections
= (FAE accruals - FAE reversals)
- (PCA accruals - PCA reversals)
+ (Debtors created - Debtors settled)
- (Deposits received - Deposits applied)
- (Credits issued - Credits used)
The gap between revenue and collections must be exactly explained by the sum of these movements.
In practice: explained gap = observed gap, so the expected residual gap is zero.
5. Definitions of components
FAE (Accrued revenue — unbilled)
- FAE accrual: revenue earned but not yet invoiced, which increases the FAE balance.
- FAE reversal: revenue previously in FAE and invoiced during the period, which reduces the FAE balance.
PCA (Deferred revenue)
- PCA accrual: amount invoiced before the production date, which increases the PCA balance.
- PCA reversal: consumption of PCA at production, which reduces the PCA balance.
Debtors
- Debtors created: receivables generated during the period.
- Debtors settled: receivables collected during the period.
Deposits
- Deposits received: amounts collected in advance, not yet applied.
- Deposits applied: deposits used against invoices during the period.
Credits
- Credits issued: credit notes created during the period.
- Credits used: credit notes consumed as offset during the period.
6. Additional explanations
Closing balances remain essential for the audit trail. The movements of the next period must allow
us to arrive at the new closing balances.
The situation report is an accounting presentation organized by flow families. Other operational
statements may present the same information at different granularity.
7. Recommended monthly procedure
- Finalize the month's accounting entries.
- Generate and archive the balance reports at the close.
- Generate the situation report and detailed reports.
- Verify the reconciliation equation.
- If a gap remains, analyze component by component using the corresponding detailed reports.
- Archive the complete monthly file.
8. Correspondence with detailed reports
- Revenue: ca_detaille
- Collections: encaissements_detail or encaissements_cumul
- FAE: fae_detail
- PCA: pca_detail
- Debtors created: debiteurs_crees_detail
- Debtors settled: debiteurs_soldes_detail
- Deposits received: depots_detail
- Deposits applied: depots_utilises_detail
- Credits issued: avoirs_crees_detail
- Credits used: avoirs_consommes_detail
1. Objetivo de la hoja de situación
La hoja de situación explica la diferencia entre el volumen de negocio reconocido y los cobros del mismo período.
Ofrece una lectura por movimientos, con informes de detalle que justifican cada importe.
2. Dos enfoques equivalentes
La reconciliación puede leerse de dos maneras equivalentes:
- Enfoque por saldos: saldo final - saldo inicial.
- Enfoque por movimientos: dotaciones/creados - reversiones/saldados.
Privilegiamos el enfoque por movimientos, especialmente para solventar una limitación actual de Lean:
ciertos saldos no pueden editarse en su estado en una fecha anterior.
Saldo final = Saldo inicial + Entradas - Salidas
3. Fijar los saldos al cierre mensual
Algunos saldos no están historizado por Lean, como ocurre en la mayoría de los PMS. Por lo tanto, es
imprescindible generar los informes de saldos en el momento exacto del cierre mensual, tras las entradas
de pre-cierre y antes de las del período siguiente.
Esta foto de cierre permite asegurar las referencias y verificar que los movimientos del mes explican
correctamente la evolución de los saldos.
4. Ecuación de conciliación
VN - Cobros
= (FAE dotaciones - FAE reversiones)
- (PCA dotaciones - PCA reversiones)
+ (Deudores creados - Deudores saldados)
- (Depósitos recibidos - Depósitos imputados)
- (Abonos emitidos - Abonos utilizados)
La diferencia entre volumen de negocio y cobros debe estar exactamente explicada por la suma de estos movimientos.
En la práctica: diferencia explicada = diferencia observada, por lo que la diferencia residual esperada es cero.
5. Definiciones de los componentes
FAE (Facturas a emitir)
- Dotación FAE: cargo producido y aún no facturado, que aumenta el saldo de FAE.
- Reversión FAE: cargo previamente en FAE y facturado en el período, que reduce el saldo de FAE.
PCA (Ingresos diferidos)
- Dotación PCA: importe facturado antes de la fecha de producción, que aumenta el saldo de PCA.
- Reversión PCA: consumo del PCA en la producción, que reduce el saldo de PCA.
Deudores
- Deudores creados: créditos generados en el período.
- Deudores saldados: créditos cobrados en el período.
Depósitos
- Depósitos recibidos: importes cobrados por adelantado, no imputados aún.
- Depósitos imputados: depósitos aplicados a facturas durante el período.
Abonos
- Abonos emitidos: notas de crédito creadas en el período.
- Abonos utilizados: notas de crédito consumidas en imputación durante el período.
6. Explicaciones complementarias
Los saldos de cierre siguen siendo imprescindibles para la pista de auditoría. Los movimientos del
período siguiente deben permitir llegar a los nuevos saldos de cierre.
La hoja de situación es una restitución contable por familias de flujos. Otros estados operativos pueden
presentar la misma información con una granularidad diferente.
7. Procedimiento mensual recomendado
- Finalizar los asientos del mes.
- Generar y archivar los informes de saldos al cierre.
- Generar la hoja de situación y los informes de detalle.
- Verificar la ecuación de conciliación.
- En caso de diferencia, analizar componente por componente con los informes de detalle correspondientes.
- Archivar el expediente mensual completo.
8. Correspondencia con los informes de detalle
- Volumen de negocio: ca_detaille
- Cobros: encaissements_detail o encaissements_cumul
- FAE: fae_detail
- PCA: pca_detail
- Deudores creados: debiteurs_crees_detail
- Deudores saldados: debiteurs_soldes_detail
- Depósitos recibidos: depots_detail
- Depósitos imputados: depots_utilises_detail
- Abonos emitidos: avoirs_crees_detail
- Abonos utilizados: avoirs_consommes_detail
1. Obiettivo del foglio di situazione
Il foglio di situazione spiega lo scarto tra il fatturato riconosciuto e gli incassi percepiti nello stesso periodo.
Propone una lettura per movimenti, con rapporti di dettaglio che giustificano ogni importo.
2. Due approcci equivalenti
La riconciliazione può essere letta in due modi equivalenti:
- Approccio per saldi: saldo finale - saldo iniziale.
- Approccio per movimenti: accantonamenti/creati - riprese/saldati.
Privilegiamo l'approccio per movimenti, soprattutto per ovviare a un limite attuale di Lean:
certi saldi non possono essere modificati nella loro situazione a una data precedente.
Saldo finale = Saldo iniziale + Entrate - Uscite
3. Congelare i saldi alla chiusura mensile
Alcuni saldi non sono storicizzati da Lean, come avviene nella maggior parte dei PMS. È quindi
indispensabile generare i rapporti di saldo al momento esatto della chiusura mensile, dopo le
scritture di pre-chiusura e prima di quelle del periodo successivo.
Questa fotografia di chiusura permette di fissare i riferimenti e verificare successivamente che
i movimenti del mese spieghino correttamente l'evoluzione dei saldi.
4. Equazione di riconciliazione
Fatturato - Incassi
= (FAE accantonamenti - FAE riprese)
- (PCA accantonamenti - PCA riprese)
+ (Debitori creati - Debitori saldati)
- (Depositi ricevuti - Depositi imputati)
- (Note di credito emesse - Note di credito utilizzate)
Lo scarto tra fatturato e incassi deve essere esattamente spiegato dalla somma di questi movimenti.
In pratica: scarto spiegato = scarto osservato, quindi lo scarto residuo atteso è zero.
5. Definizioni dei componenti
FAE (Fatture da emettere)
- Accantonamento FAE: ricavo prodotto e non ancora fatturato, che aumenta il saldo FAE.
- Ripresa FAE: ricavo precedentemente in FAE e fatturato nel periodo, che riduce il saldo FAE.
PCA (Ricavi differiti)
- Accantonamento PCA: importo fatturato prima della data di produzione, che aumenta il saldo PCA.
- Ripresa PCA: consumo del PCA in produzione, che riduce il saldo PCA.
Debitori
- Debitori creati: crediti generati nel periodo.
- Debitori saldati: crediti incassati nel periodo.
Depositi
- Depositi ricevuti: importi incassati in anticipo, non ancora imputati.
- Depositi imputati: depositi utilizzati su fatture durante il periodo.
Note di credito
- Note di credito emesse: note di credito create nel periodo.
- Note di credito utilizzate: note di credito consumate in imputazione nel periodo.
6. Spiegazioni complementari
I saldi di chiusura rimangono indispensabili per la pista di revisione. I movimenti del periodo
successivo devono permettere di ricadere sui nuovi saldi di chiusura.
Il foglio di situazione è una restituzione contabile per famiglie di flussi. Altri stati operativi
possono presentare le stesse informazioni con una granularità diversa.
7. Procedura mensile raccomandata
- Finalizzare le scritture del mese.
- Generare e archiviare i rapporti di saldo al momento della chiusura.
- Generare il foglio di situazione e i rapporti di dettaglio.
- Verificare l'equazione di riconciliazione.
- In caso di scarto, analizzare componente per componente con i rapporti di dettaglio corrispondenti.
- Archiviare il fascicolo mensile completo.
8. Corrispondenza con i rapporti di dettaglio
- Fatturato: ca_detaille
- Incassi: encaissements_detail o encaissements_cumul
- FAE: fae_detail
- PCA: pca_detail
- Debitori creati: debiteurs_crees_detail
- Debitori saldati: debiteurs_soldes_detail
- Depositi ricevuti: depots_detail
- Depositi imputati: depots_utilises_detail
- Note di credito emesse: avoirs_crees_detail
- Note di credito utilizzate: avoirs_consommes_detail
1. Zweck des Situationsberichts
Der Situationsbericht erklärt die Abweichung zwischen dem ausgewiesenen Umsatz und den eingegangenen
Zahlungen im gleichen Zeitraum. Er bietet eine Bewegungsbetrachtung mit Detailberichten, die jeden Betrag belegen.
2. Zwei gleichwertige Ansätze
Die Abstimmung kann auf zwei gleichwertige Arten gelesen werden:
- Saldenansatz: Schlusssaldo - Anfangssaldo.
- Bewegungsansatz: Zuführungen/Erstellt - Auflösungen/Ausgeglichen.
Wir bevorzugen den Bewegungsansatz, insbesondere um eine aktuelle Einschränkung von Lean zu umgehen:
Bestimmte Salden können nicht rückwirkend bearbeitet werden.
Schlusssaldo = Anfangssaldo + Zugänge - Abgänge
3. Salden zum Monatsabschluss einfrieren
Einige Salden werden von Lean nicht historisiert, wie bei den meisten PMS-Systemen. Daher ist es
unbedingt erforderlich, die Saldenberichte zum genauen Zeitpunkt des Monatsabschlusses zu erstellen,
nach den Vorbuchungen und vor denen der nächsten Periode.
Diese Abschluss-Momentaufnahme sichert die Referenzwerte und ermöglicht es anschließend zu prüfen,
ob die Bewegungen des Monats die Entwicklung der Salden korrekt erklären.
4. Abstimmungsgleichung
Umsatz - Zahlungseingänge
= (FAE-Zuführungen - FAE-Auflösungen)
- (PCA-Zuführungen - PCA-Auflösungen)
+ (Offene Posten erstellt - Offene Posten ausgeglichen)
- (Anzahlungen erhalten - Anzahlungen verrechnet)
- (Gutschriften erstellt - Gutschriften verwendet)
Die Abweichung zwischen Umsatz und Zahlungseingängen muss durch die Summe dieser Bewegungen exakt erklärt werden.
In der Praxis: erklärte Abweichung = beobachtete Abweichung, sodass die erwartete Restabweichung null ist.
5. Definitionen der Komponenten
FAE (Noch zu stellende Rechnungen)
- FAE-Zuführung: erbrachte Leistung, die noch nicht fakturiert wurde, erhöht den FAE-Bestand.
- FAE-Auflösung: zuvor in FAE erfasste und in der Periode fakturierte Leistung, verringert den FAE-Bestand.
PCA (Abgegrenzte Erträge)
- PCA-Zuführung: vor dem Leistungsdatum fakturierter Betrag, erhöht den PCA-Bestand.
- PCA-Auflösung: Verbrauch des PCA bei der Leistungserbringung, verringert den PCA-Bestand.
Offene Posten
- Offene Posten erstellt: in der Periode generierte Forderungen.
- Offene Posten ausgeglichen: in der Periode beglichene Forderungen.
Anzahlungen
- Anzahlungen erhalten: im Voraus eingegangene Beträge, noch nicht verrechnet.
- Anzahlungen verrechnet: auf Rechnungen in der Periode verrechnete Anzahlungen.
Gutschriften
- Gutschriften erstellt: in der Periode erstellte Gutschriften.
- Gutschriften verwendet: in der Periode als Verrechnung eingesetzte Gutschriften.
6. Ergänzende Erläuterungen
Die Abschlusssalden bleiben für den Prüfungspfad unverzichtbar. Die Bewegungen der nächsten Periode
müssen es ermöglichen, auf die neuen Abschlusssalden zu kommen.
Der Situationsbericht ist eine buchhalterische Darstellung nach Strömungsfamilien. Andere Betriebszustände
können dieselben Informationen mit unterschiedlicher Granularität darstellen.
7. Empfohlenes monatliches Vorgehen
- Die Buchungen des Monats abschließen.
- Die Saldenberichte zum Abschluss erstellen und archivieren.
- Den Situationsbericht und die Detailberichte erstellen.
- Die Abstimmungsgleichung überprüfen.
- Bei einer Abweichung: Komponente für Komponente mit den entsprechenden Detailberichten analysieren.
- Den vollständigen monatlichen Dossier archivieren.
8. Entsprechung mit den Detailberichten
- Umsatz: ca_detaille
- Zahlungseingänge: encaissements_detail oder encaissements_cumul
- FAE: fae_detail
- PCA: pca_detail
- Offene Posten erstellt: debiteurs_crees_detail
- Offene Posten ausgeglichen: debiteurs_soldes_detail
- Anzahlungen erhalten: depots_detail
- Anzahlungen verrechnet: depots_utilises_detail
- Gutschriften erstellt: avoirs_crees_detail
- Gutschriften verwendet: avoirs_consommes_detail
1. Objetivo do mapa de situação
O mapa de situação explica a diferença entre o volume de negócios reconhecido e os recebimentos percebidos no mesmo período.
Propõe uma leitura por movimentos, com relatórios de detalhe que justificam cada montante.
2. Duas abordagens equivalentes
A reconciliação pode ser lida de duas maneiras equivalentes:
- Abordagem por saldos: saldo final - saldo inicial.
- Abordagem por movimentos: dotações/criados - reposições/saldados.
Privilegiamos a abordagem por movimentos, nomeadamente para contornar uma limitação atual do Lean:
certos saldos não podem ser editados no seu estado numa data anterior.
Saldo final = Saldo inicial + Entradas - Saídas
3. Congelar os saldos no fecho mensal
Alguns saldos não são historiciados pelo Lean, como na maioria dos PMS. É, portanto, indispensável
editar os relatórios de saldos no momento exato do fecho mensal, após os lançamentos pré-fecho e
antes dos do período seguinte.
Esta fotografia de fecho permite assegurar as referências e verificar depois que os movimentos do
mês explicam corretamente a evolução dos saldos.
4. Equação de reconciliação
VN - Recebimentos
= (FAE dotações - FAE reposições)
- (PCA dotações - PCA reposições)
+ (Devedores criados - Devedores saldados)
- (Depósitos recebidos - Depósitos imputados)
- (Notas de crédito emitidas - Notas de crédito utilizadas)
A diferença entre volume de negócios e recebimentos deve ser exatamente explicada pela soma destes movimentos.
Na prática: diferença explicada = diferença observada, pelo que a diferença residual esperada é zero.
5. Definições dos componentes
FAE (Faturas a emitir)
- Dotação FAE: encargo produzido e ainda não faturado, que aumenta o saldo de FAE.
- Reposição FAE: encargo anteriormente em FAE e faturado no período, que diminui o saldo de FAE.
PCA (Rendimentos diferidos)
- Dotação PCA: montante faturado antes da data de produção, que aumenta o saldo de PCA.
- Reposição PCA: consumo do PCA na produção, que diminui o saldo de PCA.
Devedores
- Devedores criados: créditos gerados no período.
- Devedores saldados: créditos pagos no período.
Depósitos
- Depósitos recebidos: montantes recebidos antecipadamente, ainda não imputados.
- Depósitos imputados: depósitos utilizados em faturas durante o período.
Notas de crédito
- Notas de crédito emitidas: notas de crédito criadas no período.
- Notas de crédito utilizadas: notas de crédito consumidas em imputação no período.
6. Explicações complementares
Os saldos de fecho são indispensáveis para a pista de auditoria. Os movimentos do período seguinte
devem permitir chegar aos novos saldos de fecho.
O mapa de situação é uma restituição contabilística por famílias de fluxos. Outros estados operacionais
podem apresentar as mesmas informações com uma granularidade diferente.
7. Procedimento mensal recomendado
- Finalizar os lançamentos do mês.
- Editar e arquivar os relatórios de saldos no momento do fecho.
- Gerar o mapa de situação e os relatórios detalhados.
- Verificar a equação de reconciliação.
- Em caso de diferença, analisar componente por componente com os relatórios detalhados correspondentes.
- Arquivar o dossiê mensal completo.
8. Correspondência com os relatórios detalhados
- Volume de negócios: ca_detaille
- Recebimentos: encaissements_detail ou encaissements_cumul
- FAE: fae_detail
- PCA: pca_detail
- Devedores criados: debiteurs_crees_detail
- Devedores saldados: debiteurs_soldes_detail
- Depósitos recebidos: depots_detail
- Depósitos imputados: depots_utilises_detail
- Notas de crédito emitidas: avoirs_crees_detail
- Notas de crédito utilizadas: avoirs_consommes_detail
